Републикабългари я министерскисъве т




ИмеРепубликабългари я министерскисъве т
Дата на преобразуване15.05.2013
Размер213.44 Kb.
ТипДокументация
източникhttp://new.iag.bg/files/pravilnitci/INSTRUKCIA.doc





Р Е П У Б Л И К А Б Ъ Л Г А Р И Я

М И Н И С Т Е Р С К И С Ъ В Е Т

Държавна агенция ПО ГОРИТЕ

София, бул. “Христо Ботев” №55, тел. централа 98511, факс 981 37 36



И Н С Т Р У К Ц И Я




ЗА ДЕЛОВОДНАТА ДЕЙНОСТ И ДОКУМЕНТООБОРОТА В ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ ПО ГОРИТЕ




Глава първа

ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ




Чл. 1. (1) Тази инструкция за деловодната дейност и документооборота в Държавна агенция по горите, урежда:

1. организацията и дейността по регистрирането, обработването, издаването и съхраняването на документи в Държавна агенция по горите, наричана по-нататък “ДАГ”;


2. приемането, издаването и съхраняването на електронни документи, подписани с универсален електронен подпис в ДАГ;

(2) Дейностите по ал. 1 са регламентирани в съответствие с всички нормативни и административни актове, уреждащи въпросите, свързани с документооборота и деловодната дейност.

(3) Правилата не уреждат организацията на деловодната дейност, текущото и архивно съхраняване на документите, съдържащи класифицирана информация, финансово-счетоводната и друга специална документация.


Глава втора

ОРГАНИЗАЦИЯ НА ДОКУМЕНТООБОРОТА


Раздел І

ИЗИСКВАНИЯ КЪМ ДЕЛОВОДНОТО ОБСЛУЖВАНЕ


Чл. 2. Деловодното обслужване в ДАГ се извършва централизирано от служители от дирекция “Административно – правно обслужване и човешки ресурси”, имащи компетенции и задължения във връзка с деловодното обслужване, наричани по-долу за краткост “деловодители”.

Чл. 3. Деловодното обслужване включва дейностите по:

1. приемане, разпределение, регистриране и предаване на документите;

2. предоставяне на справочна информация във връзка със съдържанието, регистрирането и движението на документите;

3. текущо съхранение на документите.

Чл.4 (1) Деловодното обслужване се осъществява на принципа на картотечната регистрация на документите.

(2) Картотечната регистрация на документите се извършва само чрез персонални компютри и съответно програмно осигуряване върху “Регистрационно-контролни карти”.

(3) При картотечната регистрация на документите се поставят индексите, които са предвидени с регистрационната схема за кореспондентите и пореден номер.


Раздел ІІ

ПРИЕМАНЕ, РАЗПРЕДЕЛЕНИЕ, РЕГИСТРИРАНЕ И ПРЕДАВАНЕ НА ВХОДЯЩА КОРЕСПОНДЕНЦИЯ


Чл. 5. (1) Приемането, разпределението и предаването на документите се извършва централизирано от деловодителите на ДАГ, както и служител от дирекция “ Административно – правно обслужване и човешки ресурси”, имащ компетенции и задължения във връзка с куриерското обслужване, наричан по-долу за краткост “куриер”.

(2) Основните деловодни дейности по входящите документи се извършват при спазване на следната последователност:

1. приемане и първоначална деловодна обработка;

2. разпределение на входящите документи;

3. регистриране на документите;

4. предаване на регистрираните документи за резолиране.

Чл. 6. (1) Приемането на документите от външни кореспонденти се осъществява от деловодители в деловодството на ДАГ, като разпределението и регистрирането на постъпилите документи се извършва веднага след тяхното получаване.

(2) Първоначалната обработка на входяща кореспонденция и материали се извършва от лицата по ал. 1 и включва:

1. проверка на правилността на адреса на пратката – адресирана ли е до ДАГ;

2. проверка на целостта на пощенския плик или опаковката;

3. проверка за наличие на посочените като приложения документи;

3) Получените в Деловодството факсове за ръководството и служителите на ДАГ се ксерокопират от деловодителите, поставят им се входящи номера и се разпределят на лицето, до което са адресирани, а ако нямат адресат - се разпределят за резолиране.

(4) Не се разпечатват и регистрират писма и материали с надпис “Лично”.

(5) За постъпващите документи на чужд език, дирекция „Наука, образование и международна дейност” в ДАГ осигурява превод на основните данни, необходими за регистрацията и правилното насочване на документите и материалите.

(6) Служителите по ал. 1 разпределят входящите документи и материали и определят регистрационния индекс, под който трябва да бъде регистриран документа и към кое длъжностно лице трябва да бъде насочен.

Чл. 7. (1) Предаването на входящата кореспонденция се осъществява по следния ред:

1. регистрираните документи се вписват в отделен за всяка дирекция на ДАГ опис, съгласно Приложение № 1, и се разпределят в определени за тях индивидуални папки;

2. предаването се извършва два пъти дневно в 11.00 часа и 16.00 часа, в деловодството от деловодител лично на техническия сътрудник, който подпомага дейността на съответното структурно звено в ДАГ;

3. техническия сътрудник удостоверява с подписа си върху съответния опис, че е получило документите.

(2) Описите се съхраняват в деловодството на ДАГ.

Чл. 8. (1) Документи, които изискват отговор от ръководството на ДАГ в срок, по-кратък от 2 (два) работни дни, както и получените телеграми, факсове, се регистрират и незабавно се предават чрез куриер по компетентност.

(2) Документите по ал. 1 се предават с опис, съгласно Приложение № 1.

Чл. 9. Движението на регистрираните документи се извършва при спазване на следния ред:

1. регистрираните документи, които нямат пряк адресат в ДАГ, след като върху тях се нанесе регистрационния индекс и датата на получаване на документа, се предават за резолюция от председателя или ресорния зам. председател;

2. резолираните документи се предават от техническия сътрудник на председателя или ресорния зам. председател на съответния директор дирекция за изпълнение на резолюцията;

3. описаните документи, които имат пряк адресат в ДАГ, се разпределят в предвидена за всяка дирекция и отдел индивидуална кутия, намираща се в Деловодството;

4. всички преписки свързани с разпореждане или промени с горски фонд по чл. 14 и следващите, чл. 15б, чл. 16 и следващите и §123 от Закона за горите, да се обработват по следния начин:`

А) след входиране в деловодството на Държавна агенция по горите, да се предават срещу подпис на директора на дирекция „Горско стопанство и природозащитни дейности”(„ГСПД”);

Б) Резолираните преписки по предходната точка да се предават срещу подпис на началник отдел „Промени в горския фонд” за обработка;

В) Всяка преписка, която по преценка на началник отдел „ Промени в горския фонд” е напълно комплектована, да се предава срещу подпис на техническия сътрудник на директора на дирекция „Административно – правно обслужване и човешки ресурси”(„АПОЧР”);

Г) Техническият сътрудник на директора на дирекция „АПОЧР” предава преписките срещу подпис на началник отдел „Правни дейности” за становище;

Д) Началникът на отдел „Правни дейности” с писмена резолюция определя служител с юридическо образование от ръководения от него отдел, който:

ДА) да извърши проверка дали преписката съдържа всички изискуеми съгласно действащото законодателство документи и дали съответното заявление може да бъде уважено;

ДБ) да изготви писмено становище от отдел „Правни дейности” за резултата от проверката.”

Е) След изготвяне на писменото становище, преписките се предават срещу подпис на директора на дирекция „АПОЧР”;

Ж) Директорът на дирекция „АПОЧР” предава окомплектованите преписки на началник отдел „Промени в горския фонд” за разглеждане от комисията;

З) Неокомплектованите преписки се връщат срещу подпис на техническия сътрудник на директора на дирекция „ГСПД”;

5. Разпорежданията на точка 6 не се прилагат относно преписки, образувани по заявления на основание чл. 14б, ал. 1 от Закона за горите с искане за предварително съгласуване на промяна на предназначението на гори и на земи от горския фонд;

6. Всички преписки, по реда на чл. 16а, ал. 1 от Закона за горите, за учредяване право на ползване върху гори и земи – частна държавна собственост, за срок по – дълъг от 10 (десет) години, да бъдат докладвани (писмено или устно)на председателя на ДАГ от директора на дирекция „ГСПД”, който да изразява и становище, дали е целесъобразно да бъде уважено подаденото заявление.

Чл. 10. (1) При техническия сътрудник на подпомагащ дейността на съответния ръководител да се води тетрадка – регистър на кореспонденцията. В нея да се отбелязва:

  • пореден номер и дата на получаване;

  • входящият номер на деловодството на ДАГ;

  • от кого е документа;

  • кратко описание на съдържанието;

  • до кого е резолиран;

  • дата на предаване.

(2) Резолираните документи да се получават от техническия сътрудник, срещу подпис в тетрадката регистър по ал. 1.

(3) Тетрадката по чл. 10, ал. 1 се води паралелно с регистрирането на преписките в деловодната система „Микси”.


Раздел ІІІ

ОСНОВНИ ОПЕРАЦИИ ПО ИЗХОДЯЩАТА КОРЕСПОНДЕНЦИЯ


Чл. 11. (1) Основните деловодни дейности по изходящата кореспонденция на ДАГ се извършват при спазване на следния ред:

1. постъпване на документите в деловодството;

2. регистриране;

3. подготовка и експедиране на документите.

(2) Дейностите по т. 1 и т. 2 се осъществяват от деловодителите.

(3) Експедирането на документите се извършва от куриера и включва:

1. описване на документите в опис, съгласно Приложение № 2;

2. техническа обработка на документите;

3. предаване срещу подпис на пощенските служители.

(4) Доставката до адресат на територията на гр. София на спешна изходяща кореспонденция се извършва лично от куриера.

(5) Служители, които доставят лично на адресата изходящи документи, и граждани, които получават лично адресирани до тях документи, задължително удостоверяват това с подписа си в Опис, съгласно Приложение № 3, който се съхранява в деловодството.

Чл. 12. (1) Изходящите документи се подпечатват в деловодството с печат на ДАГ.

(2) Подпечатват се само документи, подписани от ръководни длъжностни лица с ранг до началник отдел включително, когато нямат административно-финансово разпоредителен характер.

Чл. 13 Изпратената от ДАГ документация по факса до нейните структури, държавни дивечовъдни станции и специализирани звена да се отбелязва в деловодната програма.

Чл. 14. (1) На вътрешна деловодна обработка, подлежи и кореспонденция между дирекциите и отделите в ДАГ, както и между дирекциите и отделите в ДАГ и нейните структури, специализирани териториални звена и държавни дивечовъдни станции (ДДивС).

(2) Движението на всеки документ с регистрационен индекс се отразява от техническия сътрудник, който подпомага дейността на съответния ръководител в съответната регистрационно-контролна карта в деловодната система на ДАГ.

(3) След приключване на произтичащи от входящ документ задачи, преписката се сваля от отчет в деловодната система на ДАГ от техническия сътрудник на директора, в случай, че същият е на първо място в резолюцията на висше стоящия ръководител.

(4) След приключване на преписката чрез подписване на окончателен изходящ документ, същата се сваля от отчет от деловодител на ДАГ.


Раздел ІV

ОСНОВНИ ИЗИСКВАНИЯ КЪМ СЛУЖИТЕЛИТЕ ВЪВ ВРЪЗКА С ОРГАНИЗАЦИЯТА НА ДОКУМЕНТООБОРОТА


Чл.15 (1) Ръководителите, към които са насочени документи, са длъжни да ги резолират.

(2) Резолюцията се изготвя съгласно Приложение № 4 и се прилага към самия документ.

(3) Резолираните документи се предоставят на съответния служител в оригинал. Когато с резолюцията са определени за изпълнители повече от един служител, поставеният на първо място служител отговаря за изпълнението на резолюцията в срок и/или изготвянето на обобщен доклад /отговор/ становище и му се предоставя оригинала на документа.

(4) Оригиналът на документа и всички поставени на хартия резолюции се прилагат към екземпляра, предназначен за съхранение, на изготвения доклад /отговор/ становище.

(5) Документите по ал. 4, които не изискват предприемане на конкретни действия в срок от 7 (седем) работни дни се връщат на деловодителите за приключване на преписката и текущо съхранение.

Чл.16 (1) Служителите, изпълняващи функции на технически сътрудник на председател, заместник-председател, главен секретар и директор на дирекция в ДАГ отразяват, в деня на поставянето й върху документа, резолюцията на ръководителя и срока за изпълнение в съответната регистрационно-контролна карта на документа.

(2) Служителите по ал.1 своевременно предават на съответните длъжностни лица резолираните до тях документи.

(3) След приключване на произтичащите от входящия документ задачи, деловодителите регистрират изготвения окончателен документ, като по този начин приключват преписката в деловодната система на ДАГ.


Глава трета

СЪЗДАВАНЕ НА ДОКУМЕНТИ


Раздел І

ОБЩИ ПРАВИЛА ЗА СЪСТАВЯНЕТО И ОФОРМЯНЕТО НА

ДОКУМЕНТИТЕ


Чл. 17. Съставянето на документите се извършва от съответните длъжностни лица под методическото ръководството на:

1. ръководителя на структурното звено, на което е възложено съставянето на документа;

2. посоченото на първо място в резолюцията длъжностно лице, когато подготовката е възложена на няколко длъжностни лица;

3. ръководителя на работната група или председателя на комисията, когато подготовката е възложена на работна група или комисия.

Чл. 18. (1) Изходящите от ДАГ документи се съставят най-малко в два екземпляра, единият от които се класира и съхранява в Деловодството, при спазване на следните изисквания при оформянето им:

  1. шрифт – Times New Roman;

2. размер – 12;

3. след текстовата част в левия долен ъгъл на документа се изписват: инициали на изготвилия/абревиатура на дирекцията.

(2) Изходящата кореспонденция се подписва от председателя или от длъжностно лице в ДАГ, съответстващо на служебния ранг на адресата.

(3) Екземплярът, предназначен за съхранение, съдържа двете имена, длъжността и подписа на служителя, съставил документа, на съответния пряк ръководител и на:

1. директора на съответната дирекция – когато подписва заместник-председател или главен секретар;

2. директора на съответната дирекция, заместник-председател и/или главния секретар – когато подписва председателя;

(4) Когато изходящата кореспонденция засяга въпроси, свързани с дейността на други административни звена в ДАГ, документът задължително се съгласува и парафира и от съответните ръководители на тези звена.

(5) Към представения за подпис документ се прилага оригинала на документа, по повод на който е изготвен отговора/доклада/становището.

(6) Когато изходящата кореспонденция е изготвена на чужд език, към екземпляра, предназначен за съхранение, задължително се прилага и превод на документа на български език.

Чл. 19. Указания до структурите, териториалните звена на ДАГ и държавните дивечовъдни станции, се подписват от ресорния заместник – председател или от главния секретар.

Чл. 22. Копия от всички указания да се предоставят на директорите на дирекции и началник отдели в ДАГ.

Чл. 23. (1) Дирекция “АПОЧР” да организира цялостната дейност по постъпилите в ДАГ предложения, жалби, сигнали и молби на граждани, като ги изпраща към съответната дирекция в ДАГ или регионално управление на горите за отговор или становище.

(2) Решение по сигнала или предложението се взема в съответствие със Административнопроцесуалния кодекс.

(3) Решението следва да бъде мотивирано и се съобщава на подателя съгласно сроковете и по реда, определен с Административнопроцесуалния кодекс.

(4) Неправилно подадените жалби, сигнали и предложения до ДАГ да се препращат не по-късно от седем дни от постъпването им на компетентните органи, за което писмено да се уведомяват техните податели.

(5) Когато жалбата, сигнала или предложението е постъпило в ДАГ чрез друга администрация, копие от отговора до лицето се изпраща и до съответната администрация.


Раздел ІІ


СЪЗДАВАНЕ И ПОДГОТОВКА НА ДОКУМЕНТИ ЗА ЗАСЕДАНИЯТА НА МИНИСТЕРСКИЯ СЪВЕТ


Чл.24. (1) Председателят на ДАГ предоставя информация в Министерство на външните работи за проектите на нормативни актове от компетентността на Министерския съвет, които разработва Държавна агенция по горите.

Чл. 25. (1) Проектите на нормативни актове за заседание на Министерския съвет се представят в Министерство на външните работи за съгласуване с всички министри не по-късно от 30 (тридесет) дни преди датата, определена за разглеждане на акта на заседание на Министерския съвет.

(2) Проектът на нормативен акт се внася на хартиен и магнитен носител с придружително писмо, съгласно Приложение № 5, и:

1. проект на доклад от министъра на външните работи до Министерския съвет, съгласно Приложение № 6;

2. мотиви, когато се внася за съгласуване законопроект;

3. таблица на съответствието с правото на Европейските общности, когато проектът на нормативен акт хармонизира такова, съгласно Приложение № 7;

4. финансова обосновка към проекта;

5. проект на съобщение до средствата за масово осведомяване, съгласно приложение №14;

6. други документи, когато това е необходимо във връзка с доклада на министъра.

Чл. 26. Когато е необходимо материалите да се изпратят за съгласуване до други ведомства, това изрично се посочва в придружителното писмо.

Чл. 27. (1) Съгласуваният и преработен проект на нормативен акт се представя на хартиен и магнитен носител в Министерство на външните работи не по-късно от 3 (три) дни след изтичане на срока за изразяване на становище.

(2) Към проекта се прилагат:

1. доклад от министъра външните работи до Министерския съвет, съгласно Приложение № 6;

2. справка за отразяване на получените становища, съгласно Приложение № 8;

3. таблица на съответствието с правото на Европейските общности, когато проектът на нормативен акт хармонизира такова, съгласно Приложение № 7;

4. проект на съобщение до средствата за масово осведомяване по образец, съгласно Приложение № 9;

5. мотиви, когато се внася законопроект;

6. други документи, когато това е необходимо във връзка с доклада на министъра.

(3) Проектът на акт задължително се подписва от председателя на ДАГ.


Раздел ІV

ОРГАНИЗАЦИЯ НА ДОКУМЕНТООБОРОТА ЗА ЗАСЕДАНИЯ НА КОЛЕГИУМА, РАБОТНИ СРЕЩИ И ОПЕРАТИВКИ НА ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ ПО ГОРИТЕ


Чл. 28. (1) За провеждане на колегиум с началниците на РУГ или в разширен състав, както и на работни срещи с други ведомства, когато ДАГ е домакин, главният секретар утвърждава дневен ред. Дневният ред да се изготвя от директора на дирекцията, отговорна за провеждането на съответното мероприятие. Материалите за разискване да се представят на главния секретар не по-малко от три дни преди срещите.

(2) За разгледаните въпроси и за приетите решения на колегиума и оперативки на ръководството на ДАГ, се изготвя протокол от главния експерт „Връзки с обществеността”. Решенията се утвърждават от председателя на ДАГ или главния секретар и се изпращат на съответните служители за изпълнение.

Чл. 29. (1) Справки за събиране на оперативна, статистическа или друга информация от структурите, държавните дивечовъдни станции и специализираните териториални звена на ДАГ да се подписват от директор на дирекция, главния секретар или заместник педседател.

(2) При провеждане на обществени обсъждания, колегиуми, кръгли маси, работни срещи и други мероприятия, организирани от Държавната агенция по горите протоколите се водят от служител на дирекция „Информационно обслужване и връзки с обществеността.


Раздел V

ПОДГОТОВКА НА СТАНОВИЩА ПО МАТЕРИАЛИ, ИЗПРАТЕНИ ЗА

СЪГЛАСУВАНЕ В ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ ПО ГОРИТЕ


Чл. 30. (1) В изпълнение на своите функции и поставени конкретни задачи, административните звена в ДАГ изготвят становища по материали, изпратени за съгласуване.

(2) Становища се изготвят в изпълнение на резолюция на председателя, заместник-председателя и главния секретар до директора на съответната дирекция;

Чл. 31. Срокът за изготвяне на становището се определя в резолюцията.

Чл. 32. (1) По въпроси от смесена компетентност, първият в резолюцията изготвя обобщеното становище на ДАГ.

(2) В обобщеното становище от водещия по резолюцията се включват бележките и предложенията от становищата на другите административни звена, които са постъпили в определения срок.

Чл. 33. Официалното становище на ДАГ се изготвя в 2 (два) екземпляра – един с подпис и един без подпис, съгласно Приложение № 8.

Чл. 34. Становищата се изпращат на администрацията, която ги е поискала.

Чл. 35. Становищата, изготвени в изпълнение на резолюция, се внасят за подпис от началник, заместник-началник или главен секретар с положени всички парафи и комплектовани с оригинала на документа, по повод на който е изготвено становището.


Глава четвърта

ПРИЕМАНЕ И ИЗДАВАНЕ НА ДОКУМЕНТИ, ПОДПИСАНИ С

УНИВЕРСАЛЕН ЕЛЕКТРОНЕН ПОДПИС


Раздел І

ОБЩИ ПРАВИЛА


Чл. 36. Дейностите по приемане, регистриране и изпращане на електронни документи, подписани с универсален електронен подпис (УЕП), се осъществяват от длъжностни лица, определени със заповед на председателя на ДАГ.

Чл. 37. Дейностите по техническото и програмното осигуряване и поддръжката на електронния архив на приетите и издадените електронни документи, подписани с УЕП, се осъществява от дирекция “ИОВО” в ДАГ.

Чл. 38. (1) Право да водят кореспонденция в електронен вид, подписана с УЕП, имат:

1. председателя на Държавната агенция по горите;

2. служители, упълномощени със заповед на председателя.

(2) В дирекция “ИОВО” се поддържа електронен регистър с информация за издадените удостоверения за УЕП на лицата по ал. 1.

Чл. 39. Служителите по чл. 38, ал. 1 са длъжни:

1. да познават правилата и процедурите за използването на УЕП;

2. да ограничат достъпа на други лица до частния ключ и предоставеното им удостоверение, посредством ключова дума (парола), и да не разгласяват информация за ключовата дума.


Раздел ІІ

ПРИЕМАНЕ НА ЕЛЕКТРОННИ ДОКУМЕНТИ, ПОДПИСАНИ С У Е П


Чл. 40. (1) Дейностите по приемане на електронни документи, подписани с УЕП, включват:

1. приемане по електронната поща само на документи, подписани с УЕП;

2. приемане по интернет на документи, подписани с УЕП;

3. приемане на електронни документи на физически носител.

(2) Погрешно доставените, непълни, неподписани или с нарушена цялост електронни документи се връщат на подателя.

(3) При приемането по ал. 1, лицата по чл. 36 задължително извършват проверка на следните обстоятелства:

1. дали електронният подпис е създаден с частен ключ, който съответства на публичния ключ, вписан в удостоверението на подписващия;

2. дали електронният подпис е създаден в период, когато издаденото за него удостоверение е било валидно.

(4) В случай, че някое от условията по ал. 3 не е изпълнено, полученият електронен документ се връща на подателя.

(5) В случай, че всички условия по ал. 3 са изпълнени, на подателя се изпраща съобщение за потвърждаване на приемането.


Раздел ІІІ

РЕГИСТРИРАНЕ НА ЕЛЕКТРОННИ ДОКУМЕНТИ, ПОДПИСАНИ С У Е П


Чл. 41. (1) Всички входящи, изходящи и вътрешни електронни документи,подписани с УЕП, и приети при условията на чл. 40, подлежат на регистрация от лицата по чл. 37.

(2) Регистрирането по ал. 1 се извършва чрез използването на автоматизирана информационна система (АИС).

Чл. 42. (1) Регистрирането на електронните документи, подписани с УЕП, в поддържаните електронни регистри, включва въвеждането на данни за:

1. наименованието на документа;

2. автор на документа;

3. адресат на документа;

4. кратко описание на съдържанието на документа;

5. изходящ номер, даден от автора на документа;

6. входящ номер и дата на получаването, дадени от адресата при получаването на документа;

7. име на длъжностното лице, извършило регистрирането на документа в АИС.

(2) Електронните документи, подписани с УЕП, постъпили в ДАГ, се запазват в оригиналния формат, в който са получени.

Чл. 43. (1) След регистрирането на получен входящ електронно подписан документ, се изпраща потвърждение до подателя на съответния електронен документ за неговото получаване.

(2) Потвърждението съдържа данни за входящия регистрационен номер и дата на регистриране на получения електронен документ.

(3) Потвърждението, изпратено по електронната поща, съдържа данните по ал. 2 и файла на полученото по електронната поща съобщение, ведно с прикрепените към него файлове.

(4) Потвърждението се подписва с универсален електронен подпис от лице по чл. 41 и се изпраща на адрес за електронна поща, посочен от подателя или съдържащ се в удостоверението му за електронния подпис.

Чл. 44. Движението и съгласуването на приетите в ДАГ по електронната поща, по Интернет или на физически носител електронни документи, подписани с УЕП, се извършва по реда, установен за документите на хартиен носител.


Раздел ІV

СЪЗДАВАНЕ, ПОДПИСВАНЕ И ИЗПРАЩАНЕ НА ИЗХОДЯЩИ ЕЛЕКТРОННИ ДОКУМЕНТИ


Чл. 45. Проектите на официални документи се изготвят от служителите в съответствие с резолюцията или съобразно възложените им правомощия и се предоставят на физически носител за поставяне на УЕП на лицата по чл. 40, ал. 1.

Чл. 46. (1) След подписването на електронния документ с УЕП, документът се предоставя за деловодна обработка на лицата по чл. 36.

(2) Когато председателя на ДАГ издава разрешения, удостоверения и други административни актове във формата на електронни документи, се спазват установените в нормативните актове изисквания за тяхното създаване.

Чл. 47. Предназначеният за изпращане екземпляр на официален електронен документ, подписан с УЕП, се изпраща на получателя от лицата по чл. 36 с искане за обратна разписка (проверка за изпращане), и придружено с електронно съобщение, съдържащо данни за изходящия регистрационен номер и дата на регистриране на документа. Електронното съобщение се подписва с УЕП от лицата по чл. 36.


Глава пета

СЪХРАНЯВАНЕ НА ДОКУМЕНТИ



Раздел І

ОБЩИ ПРАВИЛА


Чл. 48. Съхраняването на документите е текущо и архивно.

Чл. 49. На текущо съхраняване подлежат приключените преписки и документи в рамките на годината, в която са създадени.

Чл. 50. Дейността по текущото съхраняване се осъществява от деловодителите в ДАГ и обхваща:

- съхраняване на регистрационно-контролните карти;

- приемане на делата на приключените преписки и документи;

- документите и преписките към тях се съхраняват в папки, върху които се попълва таблица Приложение № 11;

- извършване на справка при поискване от технически сътрудник на дирекция.

Чл. 51. Документите в преписките да се подреждат по хронологически ред и според регистрационният им индекс. На всяка преписка да се поставя най-отгоре инициативния документ и след него останалите документи по реда на регистрация.

Чл. 52. Документите, които имат собствена номерация /заповеди, протоколи и др./ да се подреждат по възходящ ред на номерирането им.

Чл. 53. (1) Протоколите от проверки в РУГ, ДЛ, ДДивС и специализирани териториални звена се съхраняват в отделна папка за всяко регионално управление на горите.

(2) Всеки служител на Държавната агенция по горите след проверка да представя един екземпляр от доклада за прилагане към папката на съответния РУГ.

Чл. 54. Документите се съхраняват с приложена към тях преписка. Допуска се съхраняване на документ без преписка, само ако върху същия е записано наименованието на звеното, където ще се съхранява преписката и това е удостоверено с подпис на служител от звеното, при когото е преписката.

Чл. 55. (1) На архивно съхраняване подлежат всички документи, които имат входящ номер и дата на получаване в ДАГ.

(2) Помещенията, в които се съхранява учрежденския архив трябва да отговарят на условията и да са оборудвани в съответствие с изискванията, определени от Главно управление на архивите при Министерски съвет.

(3) Дейността по архивното съхраняване на документите да се извършва от служител, определен със заповед на председателя на ДАГ и да обхваща:

- приемане на документите;

- формиране на архивни дела и фондове и воденето им на отчет;

- оперативно използване на документите.

Чл. 56. Достъпа до архивираните документи, се извършва при спазване на следния ред:

- заявка за достъп до архивиран документ се попълва от началник отдел или директор на дирекция до Главния секретар по образец Приложение № 12;

- одобрената заявка се предава от техническия сътрудник на Главния секретар на служителя отговарящ за архива;

- в случай, че оригиналният архивиран документ не се иска за ползване, служителят отговарящ за архива, прави копие на документа и го предава на заявителя. Когато е необходимо верността на копието с оригинала се удостоверява с подпис и печат от служителя отговарящ за архива.

- в случай, че оригиналния архивиран документ следва да се изпрати в друга администрация, служителят който отговаря за архива, прави копие на документа и върху него задължително отбелязва регистрационния индекс на придружителното писмо.

Чл. 57. Дейността по архивното съхраняване да приключва с предаване на документите в Държавен архив – София.


Раздел ІІ

ТЕКУЩО И АРХИВНО СЪХРАНЯВАНЕ НА ЕЛЕКТРОННИ ДОКУМЕНТИ, ПОДПИСАНИ С У Е П


Чл. 58. (1) Подписаните с УЕП електронни документи, заедно с приложенията към тях, се съхраняват в поддържаната АИС.

(2) Електронните документи по ал. 1 се съхраняват и на физически носител извън АИС.

(3) Ползване на архивирани електронни документи, подписани с УЕП, от служителите в министерството се извършва при условията на чл. 62.

Чл. 59. Електронните документи се съхраняват в сроковете, определени в нормативните актове за документите, създадени на хартиен носител.


Глава шеста

ИЗПОЛЗВАНЕ И ПАЗЕНЕ НА ПЕЧАТИТЕ


Чл. 60. (1) Печатите се водят на отчет от Главния секретар в специална книга и се предават срещу подпис за ползване от съответните длъжностни лица.

(2) Изнасянето на печатите извън работните места на съответните служители не се разрешава.

(3) Отговорност за съхраняването и употребата на печатите носят длъжностните лица, на които са дадени срещу подпис.

Чл. 61. (1) Преди подпечатване на документите, съответните длъжностни лица извършват проверка на автентичността на подписа, поставен върху документа, като го сравняват с предишни положени подписи на същото длъжностно лице.

(2) В случай на отсъствие на титуляра, се подпечатват и документи, подписани от заместниците на лицата, като задължително се отбелязва актът, с който подписващият е упълномощен.

Чл. 62. Подпечатват се толкова екземпляра на документа, колкото са получателите, без екземпляра за класиране към дело


ДОПЪЛНИТЕЛНА РАЗПОРЕДБА


§1. По смисъла на тази инструкция:

1. “картотечна регистрация” е записване на отчетно-справочни данни върху регистрационно-контролната карта (РКК), съобразно реквизитите и, включително индексиране (записване на единен входящо-изходящ регистрационен индекс върху РКК и документа) и датиране на регистрацията.

2. “регистрационен индекс” е буквено, цифрово или буквено-цифрово обозначение на документа, съгласно Номеклатурата на делата на Държавна агенция по горите със сроковете за съхраняването им, и поредния номер на документа.

3. “съгласува” е изразяване на мнение, становище, което не противоречи на вече изложеното такова.

4. “подписва” е саморъчно написано име под нещо за достоверност.

5. “парафира” е подписване на документ, в уверение на това, че се приема предварителното съдържание на документа, преди неговото подписване.

ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ



§ 2. Неуредени с тази инструкция въпроси по отношение на организацията на документооборота в ДАГ се уреждат със заповед на председателя.

§ 3. Документите, определени за постоянно съхранение, да се предават в държавен архив - София по ред, установен в Правилника за прилагане на Закона за държавния архивен фонд.

§ 4. При структурни промени се уведомява Държавен архив - София за вземане на мерки за правилно съхраняване на документите на реорганизираните или прекратилите дейността си структурни звена.

§ 5. Настоящата инструкция е утвърдена със Заповед № 425 на председателя на Държавна агенция по горите и влизат в сила от 12.03.2008 година.






Свързани:

Републикабългари я министерскисъве т iconРепубликабългари я министерскисъве т
На основание § 6е, ал. 4 от Допълнителните разпоредби на Закона за народната просвета
Републикабългари я министерскисъве т iconРепубликабългари я министерскисъве т
На основание § 6е, ал. 4 от Допълнителните разпоредби на Закона за народната просвета
Републикабългари я министерскисъве т iconРепубликабългари я министерскисъве т
За приемане и актуализиране на национални програми за развитие на средното образование
Републикабългари я министерскисъве т iconРепубликабългари я министерскисъве т държавна агенция по горите
Изборното прореждане представлява сеч за трансформация по смисъла на чл. 30 ал. 1 на Наредба 33
Републикабългари я министерскисъве т iconРепубликабългари я министерскисъве т
Одобрява Националната стратегия за развитие на физическото възпитание и спорта в Република България 2011-2020
Републикабългари я министерскисъве т iconРепубликабългари я министерскисъве т
За приемане на актуализация на Плана за действие по Националната програма за реформи на Република България (2008 2010 г.) за 2009...
Републикабългари я министерскисъве т iconРепубликабългари я министерскисъве т извлечени е от
Проект на Решение за приемане на Програма за дейността по създаване на кадастъра и имотния регистър през 2012 г
Републикабългари я министерскисъве т iconРепубликабългари я министерскисъве т препис решение n 122 от 2 март 2007 година
На основание чл. 10, ал. 4 от Закона за биологичното разнообразие и чл. 60, ал. 1 от Административнопроцесуалния кодекс
Републикабългари я министерскисъве т iconРепубликабългари я министерскисъве т
Насекомни вредители по иглистните гори 256709 37099 293808 14342 3960 350 11882 19293 6236
Републикабългари я министерскисъве т iconРепубликабългари я министерскисъве т
При прилагането на единните разходни стандарти за общообразователните училища общините се разпределят в седем групи съгласно приложение...
Поставете бутон на вашия сайт:
Документация


Базата данни е защитена от авторски права ©bgconv.com 2012
прилага по отношение на администрацията
Документация
Дом