Обществен дискусионен форум анализ




ИмеОбществен дискусионен форум анализ
Дата на преобразуване08.10.2012
Размер161.33 Kb.
ТипДокументация
източникhttp://isrs.vratsa.bg/uploads/ISRS_DOKLADI/Analiz_D_7.doc



ОБЩЕСТВЕН ДИСКУСИОНЕН ФОРУМ


АНАЛИЗ


Във връзка с изпълнение на Дейност 7 по проект „Постигане на по-добро управление чрез повишаване на публичността и прозрачността в работата на областните администрации от Северозападен район”, обхващащ областите Враца, Видин, Монтана, Плевен и Ловеч. Проектът е изпълняван от областна администрация Враца и партньор областна администрация Монтана.


Октомври

2009 година


СЪДЪРЖАНИЕ



  1. ВЪВЕДЕНИЕ




  1. МЕТОДИКА ЗА ОРГАНИЗИРАНЕ И ПРОВЕЖДАНЕ НА ОБЩЕСТВЕН ДИСКУСИОНЕН ФОРУМ




  1. РЕЗУЛТАТИ ОТ ТРИТЕ ЕТАПА НА ПРОВЕЖДАНЕ НА ОБЩЕСТВЕН ДИСКУСИОНЕН ФОРУМ




  1. ИЗВОДИ И ПРЕПОРЪКИ



ВЪВЕДЕНИЕ


Общественият форум е отворен процес и механизъм, който стимулира прозрачната и демократичната дискусия между различни заинтересовани страни. Той е ориентиран към постигане на резултати и широко социално взаимодействие и сътрудничество.


В изпълнение на Дейност 7 от проект „Постигане на по-добро управление чрез повишаване на публичността и прозрачността в работата на областните администрации в СЗР” беше разработена концепция за организиране и провеждане на Обществен дискусионен форум ориентиран към конкретни резултати и реализиран в три етапа:


І - ВИ ЕТАП:


Дейност 1: Изработване на методика за организиране на дейността на сесиите и на работните групи, която беше съгласувана и одобрена от възложителя.


Дейност 2: Беше извършен подбор на 50 участника, които да бъдат поканени за участие в обществения дискусионен форум. По съгласуван с възложителя списък /Приложение 1/ бяха избрани 10 участници от всяка от петте административни области в СЗР, като по равен брой бяха включени представители на териториалните структури на държавната администрация и местната администрация, и представители на местните организации на работодатели и водещи организации с нестопанска цел.


Дейност 3: На 30.06.2009 г., от 13.00 до 17.00 часа, в гр. Враца се проведе първата сесия на обществен дискусионен форум. Следните теми бяха представени и дискутирани от участниците:



  • представяне на проекта и въведение в проблематиката;

  • презентиране на резултатите от Дейност 2 „Проучване на състоянието и съществуващите практики относно предоставяне на информация, отчетността и антикорупционните механизми, както и механизмите за получаване на обратна връзка от гражданите и представителите на бизнеса. Оценка на нуждите за оптимизиране на взаимодействието между областните администрации и гражданите и бизнеса”;

  • създаване на работни групи с десет участника при равно представителство на петте административни области, администрация и неправителствен сектор.



ІІ - РИ ЕТАП:


Дейност 1: На 17.07.2009 г в гр. Враца се проведоха две работни срещи на 10-те участници излъчени по време на първата сесия на форума. В тях равномерно представителство имаха участници от администрации и неправителствен сектор от СЗР.

Дейност 2: На 26.09.2009 г. в гр. Ловеч беше проведена втора сесия с основни теми:



  • представяне на междинните резултати от дейността на работните групи;

  • представяне на опита от Дейност 3 на проекта: „Проучване опита и успешни практики в страни членки на ЕС и в административните структури в целевия район”.



Вторият етап от провеждането на форума имаше за цел да мултиплицира резултатите от проведени І-ва сесия и две работни срещи и да насочи вниманието на участниците към успешните практики от прилагане на механизма на прозрачност и публичност в съответствие с европейските изисквания.


ІІІ - ТИ ЕТАП:


Дейност 1: След приключване втората сесия на форума бяха организирани още две срещи на работната група (02.10.2009 г., гр. Враца), които имаха за цел да подготвят материали и предложения за обсъждане и приемане по време на третата, последна сесия на форума.


Дейност 2: На 09.10.2009 г. в гр. Монтана се проведе трета - заключителна сесия с основни теми:



  • обобщаване на резултатите от двете предходни сесии и работните срещи и създаване на възможност за устойчивост на форума, като механизъм за обратна връзка;

  • приемане на предложения за механизми за обратна връзка и антикорупционни мерки.



Дейност 3: Изработване на анализ с препоръки за повишаване на прозрачността и публичността на администрацията.


Настоящият анализ се основава на база резултатите от проведените сесии на обществения дискусионен форум и четирите работни срещи, както и на експертна оценка от страна на организаторите. Основната цел на анализа е да представи виждания за рационализиране на партньорството на териториалните структури на държавната администрация и местната администрация с гражданите и представителите на бизнеса от целевия район в процеса на подобряване на прозрачността и публичността.


МЕТОДИКА ЗА ОРГАНИЗИРАНЕ И ПРОВЕЖДАНЕ НА ОБЩЕСТВЕН ДИСКУСИОНЕН ФОРУМ


Разработената методика, която беше използвана в процеса на организиране и провеждане на трите етапа на обществения дискусионен форум беше съобразена със следните ключови предпоставки:


  • обратната връзка от гражданите и бизнеса към администрациите е от ключово значение за ефективното функциониране на държавните структури;

  • нарастващите потребности на потребителите на услуги и повишените очаквания поставят по-високи изисквания и отговорности към работата на администрациите;

  • организирането и провеждането на обществения дискусионен форум и работните групи дават възможност да се утвърди работещ механизъм за осигуряване на прозрачност и публичност в дейността на администрациите;

  • резултатите от форума ще отговорят на потребността от извеждане на полета на напредък – очертаване на направления, в които да се предприемат конкретни действия за по-ефективна обратна връзка между заинтересованите страни;

  • реализираните мерки и действия ще създадат добри възможности да се отговори на очакванията на обществото за по-широка информираност, прозрачност и прилагане на антикорупционни практики в администрациите.



Основната цел, която беше поставена пред форума е създаването на работещ механизъм за обратна връзка от страна на гражданите и бизнеса по отношение работата на администрациите.


Специфичните цели и очакваните резултати бяха следните:


  • обогатяване на механизмите на прозрачност и достъпност на администрациите за гарантиране на интересите на всички заинтересувани страни за развитието на района;

  • обогатяване на съществуващите практики за осъществяване на граждански контрол върху процеса на децентрализация на властта;

  • повишаване ефективността в работата на администрациите чрез засилване на контрола, прозрачността, отчетността и утвърждаването на ефективни механизми за превенция, мониторинг и противодействие на корупцията;

  • създаване на мрежа от заинтересовани страни за осигуряване на прозрачност и публичност на дейността на администрацията;

  • утвърждаване и насърчаване на партньорството между структурите на гражданското общество на местно ниво и местната администрация за подпомагане на гражданския контрол и мониторинг за превенция на корупцията и повишаване на отчетността на администрацията.



Конкретните теми, които бяха обект на дискусия по време на форума и на работната група бяха:


АДМИНИСТРАЦИЯ:



  1. На база на преобладаващите оценки на изследваните лица за нивото на обслужване от страна на администрацията, какво е Вашето мнение за наличието или отсъствието на проблемни зони в комуникацията между гражданите и администрацията?



  1. Моля, споделете опита си от осъществяване на основните правомощия и функции на администрацията, принципи на действие, сфери на влияние, механизми на въздействие и взаимодействие с гражданите и бизнеса.



  1. До каква степен администрацията е готова за обратна връзка към обществеността, за сътрудничество и взаимодействие с гражданите и бизнеса? Споделете конкретни примери за положителни или негативни практики в това отношение.



  1. Смятате ли, че преобладаващите очаквания спрямо институциите са прекалено големи и нереалистични?



НПО и БИЗНЕС:



  1. Какви са основните проблеми, с които се сблъскват гражданите при общуването си с различните нива на администрацията?



  1. Моля, споделете опит, конкретни впечатления от работата на администрацията, удовлетвореност от качеството на предоставяните услуги.



  1. Моля, споделете от опита си наличието или отсъствието на бюрократични пречки, нивата на корупция, като пречка за нормалното общуване на администрацията с гражданите.



  1. Кои според Вас са основните фактори, препятстващи ефективната комуникация между гражданите и администрацията?



ОСНОВНИ ВЪПРОСИ ЗА ОБСЪЖДАНЕ ОТ РАБОТНИТЕ ГРУПИ



  1. Кои са най-често срещаните проблеми при оказване на услуги от администрациите на гражданите и бизнеса?



  1. При осъществяването на кои от процесите в администрацията, свързани с оказване на услуги се налага съществена промяна с цел подобряване на взаимодействието?



  1. Обсъждане на добри практики за осъществяване на граждански контрол върху процеса на децентрализация на властта.



  1. Обсъждане и формулиране на конкретни предложения за подобряване механизмите на обратна връзка с потребителите на услуги.



  1. Предложения за прилагане на инструментариум за управление на обратната връзка и създаване на мрежа от заинтересовани страни.



  1. Обсъждане на мерки и действия за засилване на контрола, прозрачността и утвърждаването на ефективното взаимодействие.



ОСНОВНИ НАСОКИ НА ПРОМЯНА, ИЗВЕДЕНИ ОТ ПРЕДЛОЖЕНИЯТА НА РАБОТНАТА ГРУПА



  1. Оптимизиране на процесите, свързани с предоставянето на информация;



  1. Развитие и усъвършенстване на модела и зоните за самоинформиране;



  1. Целенасочено информиране и разпределение на клиентопотока;



  1. Ефективно използване на различни канали за обратна връзка;



  1. Усъвършенстване на каналите за достъп до информация и подобряване на работната среда;



  1. Повишаване на знанията и надграждане на уменията на служителите за ефективно осъществяване на процеса на обслужване, познаване на възможните бариери в общуването с клиенти и начините им за преодоляване.



РЕЗУЛТАТИ ОТ ТРИТЕ ЕТАПА НА ПРОВЕЖДАНЕ НА ОБЩЕСТВЕН ДИСКУСИОНЕН ФОРУМ


От анализа на въпросниците за обратна връзка е показателно, че участниците оценяват важността на проблема, проявяват ангажираност към утвърждаване и насърчаване на партньорството и имат нагласа и готовност за последващи стъпки и действия.

Едновременно с това поставят въпроса за по-сериозен публичен ангажимент на областните управители и ръководителите на другите административни структури за реализиране на изведените предложения, за мултиплициране на резултатите от проекта като цяло.

В рамките на проведените сесии на обществения дискусионен форум и четирите работни срещи на работната група се обсъдиха редица предложения за рационализиране на партньорството на териториалните структури на държавната администрация и местната администрация с гражданите и представителите на бизнеса от целевия район в процеса на подобряване на прозрачността и публичността.

Изведените изводи и предложения позволиха да се идентифицира готовността на администрацията за усъвършенстване механизмите на обратната връзка и за по-ефективно взаимодействие между участващите страни.

С цел по-пълно удовлетворяване на обществените очаквания, основните препоръки са в следните насоки:


  • Относно основните функции и организацията на работа;

  • Относно нормативните актове;

  • Относно описанието на административните структури (наименование, процедури, образци-документи, срокове, такси);

  • Относно използваните начини за обратна връзка;

  • Относно реда за подаване на сигнали и предложения.


Следва да си има предвид, че осъществяването на препоръките като мерки за усъвършенстване на механизмите на прозрачност и достъпност на администрациите изисква комплексен подход и систематичност. В тази връзка голяма част от тях са пряко свързани с реализирането на проекта в цялост (напр. Дейност 4, Дейност 9 и др.), а така също и с нагласите за по-активно взаимодействие между областните управители от СЗР и вземане на съвместни управленски решения в рамките на правомощията.


Основни препоръки:


  1. Въвеждане на „плаващо” работно време за служителите, предоставящи административни услуги, в т.ч. предоставящи информация.

Може да се осъществи в сравнително кратки срокове чрез актуализиране на Вътрешните правила за работа на съответните административни структури.

Като последващи действия за усъвършенстване каналите за достъп до информация е огласяване по подходящ начин въведената промяна.


2. Усъвършенстване механизма на взаимодействие:

  • Обособяване на информационен център в по-големите административни структури с повече дейности и услуги или фронт офис за обслужване. Осигуряване на постоянна връзка с информационния пръстен;

  • В малките общини и структури търсене алтернативни канали за информация, като например обучен служител със специализирани информационни функции;

  • Улесняване достъпа на клиентите на услуги до съответните служби и звена. Прецизиране на физическото пространство и вземане на управленски решения за адаптирането му;

  • Специализирана подготовка на служители - мобилни експерти за предоставяне на информация на място на заинтересовани и ползването им като консултанти за малките общини и кметства.




  1. Създаване на организация за работа на информационните центрове всяка последна събота от месеца до обяд. За целта е необходимо: предварително проучване на звената с най-често предлагани услуги и възможностите за въвеждане, както и вземане на управленско решения за законосъобразния начин на полагане на труд в почивен ден – сключване на граждански договор или заплащане на извънреден труд.




  1. Специализирано обучение и повишаване компетенциите на служителите, предоставящи информация, в т. ч. на служителите, обслужващи определени групи „трудни” клиенти.

Реализирането на препоръката предполага:

    • Анализиране на потребностите на служителите във връзка с изпълняваните функции;

    • Проучване и ползване опита на областна администрация Монтана в провеждането на специализирани тренинги от психолога на Дирекция „Бюро по труда”;

    • Изготвяне на съвместно предложение от заинтересованите администрации до Институт по публична администрация за включване в каталога за 2010 г. обучения с тематична насоченост по проблема;

    • Прецизиране на личните планове за обучение на служителите и включването им в подходящи обучения във връзка с развитие на уменията им за комуникация.




  1. Създаване на възможност за предоставяне на административни услуги след електронен обмен на информация между институциите – залагане на опция и осигуряване на достъп чрез информационния пръстен, резултат от реализиране на проекта.




  1. Прецизиране на работното време на звената, обслужващи клиенти и при необходимост промяна на приемното време, където е регламентирано. Осъществими е чрез управленско решение на ниво администрация с цел осигуряване на „припокриване” на служителите в границите на продължителността на работното време: напр.: от 8.00 до 16.00 ч и съответно от 10.00 до 18.00 ч.




  1. Редактиране на неясни текстове от нормативни актове, свързани с дейността на администрацията и предоставяните услуги с цел яснота, достъпност и полезност – тематично систематизирана:

- на интернет страниците на администрациите:

- чрез информационния пръстен;

- на видно място на входа.


8. Намаляване обема на изискуемите от клиентите документи за някои от услугите.

Изготвяне на предложения за промяна на нормативната уредба във връзка с разширяване възможностите за изискване на необходими документи по служебен път.


9. Осигуряване на достъп до електронен регистър с данни за населението, регионалното развитие, основни инвеститори, туризъм и др. за района – актуализиране на данните от началото на 2010 г.


  1. Създаване на публична Web базирана база от данни с всички нормативни актове с опростени начини за търсене и система за управление на съдържанието - чрез информационния пръстен в резултат на реализиране на проекта.



  1. Създаване на електронен дискусионен форум към сайтовете на държавните институции за обсъждане на промени в действащите нормативни актове и проектите, публикуване и обсъждане на информация за най-често срещани потребности на гражданите и бизнеса от административни услуги, за най-често задавани въпроси и отговори.

Това би могло да се осъществи, ако се заложи като опция в интегрираната информационна система „Регион Северозапад” по Дейност 4, а така също и чрез комуникационната стратегия по Дейност 9 на проекта, насочена към подобряване на публичността и прозрачността в дейността на администрацията.


  1. Обезпечаване на информационното пространство с подробни на достъпен език указателни табели, информационни дипляни с точно описание на услугите, срокове, такси.


На ниво администрация е възможно прецизиране на физическото пространство с информационните материали, относно наличието на задължителните изисквания за полезност, достъпност, актуалност, пълнота и яснота на информацията.

В тази посока, следва да се поддържат и съществуващите интернет-страници на администрациите, като за целта е целесъобразно в екипите освен програмисти - да участват и експерти от специализираните дирекции, предоставящи голяма част от услугите.



  1. Организиране и регламентиране предлагането на комплексни услуги, изискващи документи от няколко администрации – да бъдат изисквани по служебен път.

В случая е необходма по-сериозна ангажираност на администрациите във връзка с предприетите вече действия от областните управители за изискване на документите, с които работят отделните структури.



  1. Предоставяне на по-широки възможности на гражданите и представителите на бизнеса и неправителствения сектор за оценка на удовлетвореността от предоставяне на услуги.

За целта с писмо на областните управители биха могли да се излъчат представители за участие в екип. Екипът следва да разработи механизма за проучване на удовлетвореността и стъпките за реализиране на дейностите, както и да извършва анализ на обратната връзка от потребителите на услугите и информиране за предприетите действия и мерки.

15. Използване на “гореща” телефонна линия или “граждански телефон” и пощенските кутии като начин за обратна връзка за сигнали и предложения, като задължително се документират постъпилите и предприетите мерки и действия, които да се огласяват по подходящ начин.

Във връзка с препоръка 14 и 15, представителите на областна администрация Враца се ангажират със споделяне на опита си в провеждане на антикорупционна кампания и прилагания регламентиран ред и начин за подаване на сигнали.

16. Обсъждане на механизъм за защита на лицата, подаващи сигнали за корупция и за служителите, предприемащи съответните действия и мерки и регламентирането им в общите правила за подаване на сигнали.


17. Провеждане на информационни дни или кампании в местните медии, относно предоставяните услуги, резултатите от анализа на обратната връзка от потребителите и набелязаните дейности за подобряване на административното обслужване.

Ръководителите на администрациите биха могли да договарят с местните медии програмно време за по-широка информираност на заинтересованите страни.


Възможни варианти за реализиране:

І - ви вариант: участие на компетентен представител на администрацията в тематични предавания;

ІІ – вариант: възлагане на PR или друг служител предоставяне регулярно на актуална информация на медиите, свързана с дейността и функциите на администрацията.


18. Техническо усъвършенстване на информационните канали чрез бъдещо участие в проекти във връзка с развитие на Web-базираните портали на институциите и изграждане на Call центрове.


19. Мотивиране и стимулиране на служители, включени в работни групи и екипи във връзка с участието в реализиране на препоръките и осъществяване на приетите мерки.

Отразяване приноса и ангажираността им в годишните атестационни формуляри и вземане под внимание при формирането на общата оценка. Отчитане на приноса им при реализиране на отделните дейности и резултатите, свързани с насърчаване на партньорството със заинтересованите страни.


Проследявайки цикъла на управление на взаимоотношенията със заинтересованите страни и насърчаване на взаимодействието, участниците анализираха всяко от предложенията от гледна точка на:

  • крайна цел на реализрането и предпоставка за осъществяване на последващи мерки;

  • ресурси – времеви, човешки, финансови;

  • начин на реализиране;

  • необходими действия за осъществяване.


На база тези основни критерии се очертаха „бързи победи”, които са постижими в оптимални срокове, изискват най-вече организационно-управленски подход на ниво администрация, тясно взаимодействие между отделните структури и имат значителен първоначален ефект за оптимизиране на процесите по предоставяне на информация, публичност и достъпност.


На заключителната сесия на обществения дискусионен форум, участниците приоритизираха изведените „бързи победи” по следния начин:


1. Повишаване на компетенциите на служителите, предоставящи информация.

2. Въвеждане на плаващо работно време за служителите, предоставящи административни услуги, в т. ч. информация .

3.

3.1. Прецизиране на интернет страниците, относно степента на достъпност и полезност на информацията за по-широк кръг заинтересовани.

3.2. Създаване на публична Web базирана база от данни с всички най-често ползвани нормативни актове с опростен начин на търсене на информация и система за управление на съдържанието.

4.

4.1.Провеждане на информационни дни в местните медии с актуална информация за предоставяните услуги.

4.2.Публикуване на информация за най-често ползваните услуги от заинтересованите страни и най-често задавани въпроси и отговори.

5. Създаване на гореща линия – граждански телефон.

6. Редактиране на неясни текстове от нормативната база.








Проектът се осъществява с финансовата подкрепа на Оперативна програма „Административен капацитет, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд


Оперативна програма «Административен капацитет»”

www.opac.government.bg

Свързани:

Обществен дискусионен форум анализ iconПокана пачуърк Агенция за комуникации Ви кани да участвате в Дискусионен форум „България и Европа – нови посоки
Дискусионен форум „България и Европа – нови посоки“ е среща на български производители, дистрибутори и представители на туристически...
Обществен дискусионен форум анализ iconНационален дискусионен форум „електронно здравеопазване регионални здравни мрежи. Публични електронни услуги. Електронен здравен запис
Ационален дискусионен форум „електронно здравеопазване” регионални здравни мрежи. Публични електронни услуги. Електронен здравен...
Обществен дискусионен форум анализ iconПодуправител на бнб, изнесена по време на международния дискусионен форум „Разрешаване на кризата във финансовите пазари, Брюксел, 8 декември 2008 г
Реч на г-н Цветан Манчев1, подуправител на бнб, изнесена по време на международния дискусионен форум „Разрешаване на кризата във...
Обществен дискусионен форум анализ iconДискусионен форум
Сивата икономика: Отражение върху развитието на България и мерки за преодоляването на проблемите”
Обществен дискусионен форум анализ iconПрограма за дискусионен форум
Укрепване капацитета на регионалните туристически структури. Развитие на устойчив туризъм на териорията на нп пирин”
Обществен дискусионен форум анализ iconОтчет за дейността на
Фондация “Обществен фонд – Пазарджик” изпълни някои основни задачи, поставени от проведения през 2004 година “Обществен форум”, и...
Обществен дискусионен форум анализ iconОтчет за дейността на
Фондация “Обществен фонд – Пазарджик” изпълни някои основни задачи, поставени от проведения през 2004 година “Обществен форум”, и...
Обществен дискусионен форум анализ iconОбществен форум процес „Култура, Образование, Младеж, Региони: Начин на Живот 2010 2014г. Пилотна инициатива на село Смилян, община Смолян, нф култура в сътрудничество с
Обществен форум процес „Култура, Образование, Младеж, Региони: Начин на Живот” 2010 2014г
Обществен дискусионен форум анализ iconДоклад от проведен дискусионен форум на тема
Бездомните и безпризорни животни проблемите свързани с тях  и  необходимостта от създаване на „Зоополиция” и специализирана дирекция...
Обществен дискусионен форум анализ iconDvd и книгите с български издател към вестници и списания се описват и разпределят с книгите по-късно списания и бюлетини
Дискусионен обществен клуб по проблемите на науката и висшето образование, 1-3/11- деп в 3 екз. Ново заглавие
Поставете бутон на вашия сайт:
Документация


Базата данни е защитена от авторски права ©bgconv.com 2012
прилага по отношение на администрацията
Документация
Дом